Il registro di protocollo è un documento informatico prodotto e redatto secondo le modalità previste dalla vigente normativa. Esso fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso.
Il registro di protocollo del Comune di Rubano è unico e la sua numerazione, unica e progressiva si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.
Tutti i documenti del Comune di Rubano, dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, sono registrati nel protocollo informatico unico del Comune, secondo le modalità e regole descritte nel Manuale di gestione del protocollo, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, approvato con deliberazione della Giunta comunale. Il numero di protocollo individua un unico documento e ogni documento reca un solo numero di protocollo.
Le domande, comunicazioni e segnalazioni ricevute dall'Ente (a mezzo posta, fax, PEC, portali on-line, brevi manu allo sportello) sono acquisite al protocollo unico informatico dell'Ente a cura del personale dello Sportello polifunzionale – Protocollo.
I documenti e le comunicazioni a terzi prodotti dall'Ente sono registrati nel protocollo a cura di ciascun ufficio emittente e trasmessi ai destinatari a mezzo PEC, posta, notifica o consegna allo Sportello polifunzionale.
La corrispondenza cartacea viene avviata alla spedizione ogni mattina, previa adeguata affrancatura a cura dell'ufficio protocollo, attraverso il servizio postale universale (attualmente in concessione a Poste Italiane SpA). La trasmissione a mezzo PEC è contestuale alla registrazione nel protocollo.
Alcune informazioni su come comunicare con il Comune a mezzo PEC e sui documenti con firma digitale sono raccolte nelle seguenti pagine: PEC – Firma digitale

I documenti protocollati in entrata, uscita o interni, sono classificati, fascicolati ed archiviati secondo quanto descritto nel Manuale di gestione del protocollo, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, sopra richiamato, e sono conservati per i periodi previsti presso la sede del Comune, per la parte corrente, e in alcuni locali destinati ad archivio presso l'edificio detto “ex casa del fascio” per la parte di deposito e storica. Dal 2017 è inoltre iniziata la conservazione digitale dei documenti informatici del Comune, affidata ad un ente abilitato e certificato a norma di legge.
Annualmente viene effettuata un'operazione di ricognizione per individuare i documenti per i quali è scaduto il periodo di conservazione obbligatoria e per i quali si ritiene di poter procedere allo “scarto”, cioè alla eliminazione tramite distruzione, previa acquisizione di apposita autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica del Veneto.