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Informazioni generali
Il registro di protocollo è un documento informatico prodotto e redatto secondo le modalità previste dalla vigente normativa. Esso fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso.
Il registro di protocollo del Comune di Rubano è unico e la sua numerazione, unica e progressiva si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.
Tutti i documenti del Comune di Rubano, dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, sono registrati nel protocollo informatico unico del Comune, secondo le modalità e regole descritte nel Manuale di gestione del protocollo, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, approvato con deliberazione della Giunta comunale. Il numero di protocollo individua un unico documento e ogni documento reca un solo numero di protocollo.
Le domande, comunicazioni e segnalazioni ricevute dall'Ente (a mezzo posta, fax, PEC, portali on-line, brevi manu allo sportello) sono acquisite al protocollo unico informatico dell'Ente a cura del personale del PuntoSi.
I documenti e le comunicazioni a terzi prodotti dall'Ente sono registrati nel protocollo a cura di ciascun ufficio emittente e trasmessi ai destinatari a mezzo PEC, posta, notifica o consegna al PuntoSi.
La corrispondenza cartacea viene avviata alla spedizione ogni mattina, previa adeguata affrancatura a cura dell'ufficio protocollo, attraverso il servizio postale universale (attualmente in concessione a Poste Italiane SpA). La trasmissione a mezzo PEC è contestuale alla registrazione nel protocollo.
Alcune informazioni su come comunicare con il Comune a mezzo PEC e sui documenti con firma digitale sono raccolte nelle seguenti pagine: PEC – Firma digitale
I documenti protocollati in entrata, uscita o interni, sono classificati, fascicolati ed archiviati secondo quanto descritto nel Manuale di gestione del protocollo, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, sopra richiamato, e sono conservati per i periodi previsti presso la sede del Comune, per la parte corrente, e in alcuni locali destinati ad archivio presso l'edificio detto “ex casa del fascio” per la parte di deposito e storica. Dal 2017 è inoltre iniziata la conservazione digitale dei documenti informatici del Comune, affidata ad un ente abilitato e certificato a norma di legge.
Annualmente viene effettuata un'operazione di ricognizione per individuare i documenti per i quali è scaduto il periodo di conservazione obbligatoria e per i quali si ritiene di poter procedere allo “scarto”, cioè alla eliminazione tramite distruzione, previa acquisizione di apposita autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica del Veneto.
Tempi
La protocollazione è effettuata entro la giornata di ricezione compatibilmente con gli orari di servizio del personale addetto, e comunque non oltre il giorno lavorativo successivo alla ricezione.
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PuntoSi, Archivio, Protocollo, Comunicazione
Orari di ricevimento
Lunedì, Mercoledì e Venerdì: 8.30 – 13.00
Martedì e Giovedì: 8.30 – 18.00----La cittadinanza e' invitata a recarsi presso gli uffici comunali solo ed esclusivamente per attività strettamente funzionali alla gestione dell'emergenza ed attività indifferibili e SOLO PREVIA TELEFONATA O CONTATTO VIA E-MAILTelefono: 0498739222 Email: puntosi@rubano.it Pec: Sede: Municipio, via Rossi 11 - Rubano - Piano Terra
Normativa
D.G.C. n. 123 del 22.12.2017; L. 7 agosto 1990 n. 241; D.P.R. 20 dicembre 2000 n. 445; D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196; D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42; D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82; D.P.C.M. 22 febbraio 2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali; D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico e relativi allegati; D.P.C.M. 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni; Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 393 del 2 luglio 2015 – Misure di sicurezza e modalità di scambio dei dati personali tra amministrazioni pubbliche
Ulteriori informazioni
La corretta tenuta del registro di protocollo fa capo al responsabile del servizio di protocollo. La responsabilità dei singoli documenti registrati ed assegnati fa riferimento alla competenza per materia.
Documentazione da presentare
- I documenti in originale che si vogliono consegnare al Comune, completi di eventuali allegati
- Nel caso di istanze e dichiarazioni trasmesse a mezzo posta, mail, fax e PEC non firmate digitalmente: copia di documento di identità del firmatario
Unità organizzativa responsabile dell'istruttoria
Responsabile del procedimento
Titolare del potere sostitutivo (persona a cui rivolgersi in caso di inerzia nel procedimento)
Modalità avvio
Conclusione procedimento con
Rilevanza SUAP
NoInformazioni proprie procedure
Presente in PuntoSi
SiSoddisfazione utenti
Non sono state fatte indagini
Note interne
Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (approvato con DGC n. 123 del 22.12.2017, entrato in vigore il 12.01.2018)
Allegato1 Titolario e prontuario di classificazione
Allegato 2 Linee guida per fascicoli e serie
Allegato 3 Piano di conservazione
Allegati 4 - 10 Modulistica (registro d'emergenza - registro degli accessi e movimenti archivio - lista versamento ad archivio deposito - lista versamento ad archivio storico - lista di scarto - scheda memoria)