Informazioni generali

Il registro di protocollo è un documento informatico prodotto e redatto secondo le modalità previste dalla vigente normativa. Esso fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso.
Il registro di protocollo del Comune di Rubano è unico e la sua numerazione, unica e progressiva si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.
Tutti i documenti del Comune di Rubano, dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, sono registrati nel protocollo informatico unico del Comune, secondo le modalità e regole descritte nel Manuale di gestione del protocollo, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, approvato con deliberazione della Giunta comunale. Il numero di protocollo individua un unico documento e ogni documento reca un solo numero di protocollo.
Le domande, comunicazioni e segnalazioni ricevute dall'Ente (a mezzo posta, fax, PEC, portali on-line, brevi manu allo sportello) sono acquisite al protocollo unico informatico dell'Ente a cura del personale del PuntoSi.
I documenti e le comunicazioni a terzi prodotti dall'Ente sono registrati nel protocollo a cura di ciascun ufficio emittente e trasmessi ai destinatari a mezzo PEC, posta, notifica o consegna al PuntoSi.
La corrispondenza cartacea viene avviata alla spedizione ogni mattina, previa adeguata affrancatura a cura dell'ufficio protocollo, attraverso il servizio postale universale (attualmente in concessione a Poste Italiane SpA). La trasmissione a mezzo PEC è contestuale alla registrazione nel protocollo.
Alcune informazioni su come comunicare con il Comune a mezzo PEC e sui documenti con firma digitale sono raccolte nelle seguenti pagine: PECFirma digitale

I documenti protocollati in entrata, uscita o interni, sono classificati, fascicolati ed archiviati secondo quanto descritto nel Manuale di gestione del protocollo, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, sopra richiamato, e sono conservati per i periodi previsti presso la sede del Comune, per la parte corrente, e in alcuni locali destinati ad archivio presso l'edificio detto “ex casa del fascio” per la parte di deposito e storica. Dal 2017 è inoltre iniziata la conservazione digitale dei documenti informatici del Comune, affidata ad un ente abilitato e certificato a norma di legge.
Annualmente viene effettuata un'operazione di ricognizione per individuare i documenti per i quali è scaduto il periodo di conservazione obbligatoria e per i quali si ritiene di poter procedere allo “scarto”, cioè alla eliminazione tramite distruzione, previa acquisizione di apposita autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica del Veneto.

Tempi

La protocollazione è effettuata entro la giornata di ricezione compatibilmente con gli orari di servizio del personale addetto, e comunque non oltre il giorno lavorativo successivo alla ricezione.

A chi rivolgersi

Telefono:

049 8739222 selezionando il numero dell'ufficio desiderato

Email:

puntosi@rubano.it

Orari di ricevimento:

Lunedì, Mercoledì e Venerdì: 8.30 – 13.30
Solo su appuntamento
Martedì e Giovedì: 14.00 – 17.30

Orari reperibilità telefonica

da Lunedì a Venerdì: 11.00 - 13.00
Martedì e Giovedì: 15.30 - 16.30

Ultimo aggiornamento:

16/06/2022
Non sono previsti moduli per questo procedimento
Approfondimenti

Normativa:

D.G.C. n. 123 del 22.12.2017; L. 7 agosto 1990 n. 241; D.P.R. 20 dicembre 2000 n. 445; D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196; D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42; D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82; D.P.C.M. 22 febbraio 2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali; D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico e relativi allegati; D.P.C.M. 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni; Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 393 del 2 luglio 2015 – Misure di sicurezza e modalità di scambio dei dati personali tra amministrazioni pubbliche

Documentazione da presentare:

  • I documenti in originale che si vogliono consegnare al Comune, completi di eventuali allegati
  • Nel caso di istanze e dichiarazioni trasmesse a mezzo posta, mail, fax e PEC non firmate digitalmente: copia di documento di identità del firmatario

Ulteriori informazioni:

La corretta tenuta del registro di protocollo per i documenti da assegnare fa capo al responsabile del servizio di protocollo. La responsabilità dei singoli documenti registrati ed assegnati fa riferimento alla competenza per materia.

Responsabili

Unità organizzativa responsabile dell'istruttoria:

PuntoSi, Archivio, Protocollo, Comunicazione, (Responsabile: Fiorenza Brugnolo)

Responsabile del procedimento:

Responsabile del provvedimento:

Cristina Pettenuzzo , Simone Stragliotto, Sara Finco

Titolare del potere sostitutivo (persona a cui rivolgersi in caso di inerzia nel procedimento):

Dettagli Procedimento

Modalità avvio:

Ad istanza dell'interessato / D'ufficio

Conclusione procedimento:

Provvedimento espresso

Informazioni proprie procedure:

Nel caso di registrazione a protocollo effettuata allo sportello viene rilasciata una ricevuta contenente tutti gli elementi identificativi. Negli altri casi è possibile chiedere lo stato di registrazione a protocollo rivolgendosi all'ufficio protocollo

Rilevanza SUAP:

No

Presente in PuntoSi:

Si

Non sono state fatte indagini